Hướng dẫn xác định kí hiệu và tra cứu Hóa đơn điện tử

 1.Cách xác định ký hiệu trên hóa đơn điện tử? 

  Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong đó, một số nội dung về hóa đơn điện tử như ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử được hướng dẫn rất cụ thể.

  Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu trên hóa đơn điện tử bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử.

  Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Ví dụ cụ thể ký hiệu trên hóa đơn điện tử như sau:

  2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử?

   Tra cứu HĐĐT GTGT trên trang của “TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.

• Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
• Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp. cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

Tra cứu hoa đơn điện tử 

  Tra cứu hóa đơn điện tử cần thực hiện 3 bước gồm;

 Bước 1: Truy cập vào trang web của tổng cục thuế

 Truy cập vào trang web tổng cục thuế http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html

 Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

 Chọn : Thông tin hoá đơn / Tra cứu một hoá đơn
 Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin trên trường thông tin:

 - Mã số thuế người bán HHDV (*): Bắt buộc nhập mã số thuế người bán

 - Mẫu số (*): Mẫu số trên hóa đơn là bắt buộc

 - Ký hiệu hóa đơn (*)

  - Số hóa đơn (*)

  - Hóa đơn bưu chính viễn thông: Lick vào ô chọn nếu là hóa đơn viễn thông hoặc bưu chính

  - Mã xác thực: Là dãy các kí tự gồm chữ và số

  - Nhập mã xác thực (*): Nhập mã xác thực 

  Hoàn tất lick vào Mục tìm kiếm

Nhập các thông tin tra cứu hóa đơn

 Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn

Kiểm tra kết quả hóa đơn điện tử

  Sau khi lick vào mục tìm kiếm thì kết quả sẽ hiện thị như hình, chúng ta phải kiểm tra lại tất cả thông tin xem có khớp với thông tin trên hóa đơn người bán hàng đã cung cấp hay chưa

 Với Kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử như trên, tức là có đầy đủ các thông tin về:

• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
• Thông tin hóa đơn

>>> Hóa đơn điện tử hợp pháp hay Hóa đơn thật

Hóa đơn điện tử thiếu thông tin phát hành

  Cách xử lý hóa đơn điện tử không hợp pháp như trên:

• Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được cơ quan Thuế chấp nhận.
• Hoặc có thể do bạn đang mở qua trình duyệt google chrome, cococ,.. Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.
• Đơn vị chủ động liên hệ với chi cục thuế hoặc tổng cục thuế để được cập nhật đầy đủ thông tin về hóa đơn lên trang Tracuuhoadon.gdt.gov.vn

 *Ghi chú: trường hợp tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua Hóa đơn mà không có Thông tin Hóa đơn.

• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp
• Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.

  * Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, Công ty chúng tôi hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng phần mềm hóa đơn điện tử  của chúng tôi vui lòng liên hệ Hotline: 0938 718 051

  Ngoài ra công ty chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói, dịch vụ kế toán trọn gói giá rẻ, dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh, Dịch vụ lập báo cáo tài chính cuối năm, dịch vụ báo cáo thuế hàng tháng, Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội...

  Mọi chi tiết liên hệ:

  Hotline: 0938 718 051

  Zalo: 0938 718 051

  Email: ketoaglobal2017@gmail.com

  Website: thanhlapcongty24h.com.vn